Einladung und Informationen für Firmen und Sponsoren

Die diesjährige Jahrestagung der Arbeitsgemeinschaft für Medizinisches Bibliothekswesen e.V. (AGMB) findet vom 16. bis 18. September 2024 in der Frauenklinik der Universitätsmedizin Mainz, Langenbeckstr. 1, Gebäude 102, 55131 Mainz, statt.
Sie trägt das Motto:

"AGMB 2024: Den Wandel steuern - Medizininformation effizient.digital.innovativ"

Zur begleitenden Fachausstellung sowie den Begleitpräsentationen laden wir Sie und Ihre Firma im Namen der AGMB e.V. sehr herzlich ein.

Veranstaltungsort

Veranstaltungsort der Tagung werden ein Hörsaal, Seminarräume und die zugehörigen Flure im Erdgeschoss der Frauenklinik (Gebäude 102) der Universitätsmedizin Mainz sein. Das Tagungsbüro und die Fläche für die Ausstellerstände werden im Flur vor den Hörsälen Platz finden. Dort sind eine Fläche für 20 Ausstellerstände (1,2 m x ca. 2 m) sowie die Catering-Stationen für die Pausenverpflegung vorgesehen. Die pauschale Standgebühr beträgt 1.365 Euro zzgl. 19% MwSt. Detaillierte Informationen zum Raumangebot entnehmen Sie bitte dem Lageplan.

Die Vorträge und Product Reviews finden im großen Hörsaal statt. Posterausstellung und Catering werden in einem der Seminarräume untergebracht. Weitere Veranstaltungen und Workshops werden im PC-Pool der Bereichsbibliothek Universitätsmedizin (Gebäude 304) stattfinden. Die Hörsäle und Räume verfügen über Beamer, einen PC sowie Zugang zum Internet. Weitere Informationen zu den Räumlichkeiten sind aus dem Lageplan ersichtlich.

Die Organisation der Ausstellung einschließlich der Standvergabe und der Terminvergabe für die Produktpräsentationen erfolgt durch die Bereichsbibliothek Universitätsmedizin.

Product Reviews

Neben der Möglichkeit, eine Standfläche zu mieten, haben Sie am Dienstag die Gelegenheit, den Tagungsgästen in einem zwanzigminütigen Product Review Ihre Produkte und Entwicklungen zu präsentieren (Kosten jeweils 735 Euro zzgl. MwSt.). Auch in diesem Jahr finden in diesen für Firmenpräsentationen reservierten Zeiträumen außer der Pausenverpflegung keine anderen Veranstaltungen der Tagung statt.
Übersicht Product Reviews

Angemeldete Aussteller können außerdem ihre Firmen und Produkte ohne festen Stand als sogenannte "Walking Agents" vertreten (368 Euro zzgl. MwSt.).

Werden Sie Sponsor!

Unabhängig von den oben genannten Möglichkeiten, Ihre Firma bei der Tagung zu präsentieren, ist auch ein gezieltes Sponsoring mittels Firmenbranding oder Firmenlogo möglich. Sie können z. B. Werbematerialien für die Tagungstaschen oder -mappen bereitstellen, im Tagungsband sowie mit Hilfe von Firmenpostern in den Tagungsräumlichkeiten werben oder sich an den Kosten für die Pausenverpflegung beteiligen. Ebenso können Ihre individuellen eigenen Sponsoring-Ideen berücksichtigt werden. Bitte kontaktieren Sie uns mit allen diesbezüglichen Fragen und Anregungen, wir geben Ihre Anregungen dann an die AGMB weiter. Preise und Leistungen sind im Sponsoringkonzept in der Anlage enthalten. Alle genannten Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer von 19%.
Übersicht Sponsoringoptionen

Bitte beachten Sie, dass der Hauptsponsor der Tagung bis zum 16.02.2024 das Vorrecht hat, sich eine Standfläche nach Wunsch auszusuchen. Nach dieser Frist richtet sich die Auswahl der Stände für alle Aussteller nach der Reihenfolge des Eingangs der verbindlichen Anmeldungen.

Rechnungsstellung

Die komplette Rechnungsstellung im Zusammenhang mit der Tagung übernimmt der Vorstand der AGMB. Zu diesem Zweck leiten wir Ihre verbindlichen Buchungen an die Schatzmeisterin der AGMB, Frau Dr. Miriam Albers, weiter. Bitte beachten Sie, dass die Rechnungsstellung erst nach persönlicher Anmeldung der Firmenmitarbeitenden für die Tagung erfolgt, die im Juni 2024 freigeschaltet wird.

Registrierung

Wenn Sie mit einem Stand, einem Product Review oder als Firmenteilnehmer ohne eigenen Stand (Walking Agent) an der Tagung teilnehmen möchten, bitten wir um Ihre Anmeldung über das Formular Anmeldung und um Mitteilung eventueller spezieller Wünsche bis spätestens 30.04.2024. Wenn Sie sich für ein Product Review anmelden, bitten wir außerdem um Zusendung eines Abstracts für das Tagungsprogramm an Frau Gimpl-Häckelmann bis zum 30.04.2024.

Stornierung

Bitte beachten Sie, dass im Falle einer Stornierung gebuchter Stände und Product Reviews bis zum 30.6.2024 50% der Gebühren in Rechnung gestellt werden, bei einer späteren Stornierung der Gesamtbetrag.

Kontakt

Ansprechpartnerin für Ihre Anmeldung oder organisatorische Fragen ist Frau Kerstin Gimpl-Häckelmann (E-Mail: agmb@ub.uni-mainz.de oder Tel.: +49 (0) 6131 39 29398).

Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme an der Jahrestagung der AGMB in Mainz und Ihre Anmeldung!

Freundliche Grüße

Kerstin Gimpl-Häckelmann und das Organisationsteam der Bereichsbibliothek Universitätsmedizin Mainz

Bitte melden Sie Ihre Teilnahme an der Jahrestagung der AGMB in Mainz mit dem unten verlinkten Formular an. Die Reihenfolge der Anmeldungen entscheidet über die Vergabe der Stände. Die Anmeldefrist endet am 30.04.2024. Wenn Sie ein Product Review buchen, endet die Frist zur Anmeldung und Einreichung des Abstracts ebenfalls am 30.04.2024.

Anmeldung

Die Standfläche beträgt 1,2 x 2 m. Im Lageplan sind die jewei­ligen Standflächen gekennzeichnet. Die Standardausstattung besteht aus einem Tisch (1,20 m x 0,60 m) sowie zwei Stühlen. Pro Stand kann je eine Stellwand (Breite 1 m) kostenlos im Anmeldeformular angefordert werden. Bitte beachten Sie aber, dass die Standfläche begrenzt ist. Der Preis pro Stand beträgt 1.365 Euro zzgl. 19% MwSt.

Der Internet-Zugang über WLAN ist an allen Ständen möglich und im Standpreis enthalten.

Ein Stromanschluss (Wechselspannung 220 V) ist im Preis für den Stand enthalten. Wenn Sie weitere Anschlüsse benötigen sollten, teilen Sie uns bitte ebenfalls im Anmeldeformular die Anzahl und den Verwendungszweck mit.

Für die Teilnahme der Firmenmitarbeitenden bitten wir um namentliche Anmeldung über das Anmeldeformular für Teilnehmende, das ab Anfang Juni verfügbar sein wird. Die Teilnahme der Firmenteilnehmenden wird pro Person mit 80 Euro zzgl. 19% MwSt. in Rechnung gestellt.

Die Fachausstellung findet im Tagungsgebäude mit 20 Ständen im Erdgeschoss der Frauenklinik (Gebäude 102) in der Langenbeckstr. 1, 55131 Mainz, statt. Das Gebäude ist 24 Stunden am Tag zugänglich.

Lageplan der Universitätsmedizin Mainz

Für die Anlieferung kann die Zufahrt zum Gelände über die Langenbeckstraße genutzt werden. Die Parkmöglichkeiten auf dem Gelände der Universitätsmedizin sind begrenzt, kostenpflichtige Parkhäuser finden Sie sowohl auf dem Gelände (Zufahrt neben Gebäude 704/706), als auch davor (Zufahrt über Am Römerlager).

Leider ist eine Vorablieferung von Material an die Bereichsbibliothek Universitätsmedizin nicht möglich. Die Paketanlieferung kann am Montag, 16.09.2024, von 07:30 Uhr bis 12:00 Uhr an Langenbeckstr. 1, Gebäude 102, 55131 Mainz erfolgen. Bei Rückfragen nutzen Sie folgende Telefonnummer: +49 (0) 6131 39 29398.

In den Kaffeepausen von Montag bis Mittwoch sowie in der Mittagspause am Dienstag wird ein kostenloses Catering durch den Veranstalter bereitgestellt. Zusätzlich befindet sich ein Bistro im Tagungsgebäude.