Das Team der Universitätsbibliothek freut sich, Sie in Würzburg begrüßen zu dürfen!

Ansprechpartnerin:
Ansprechpartnerin für alle Fragen und Wünsche im Zusammenhang mit den Ausstellungsständen ist Frau Almut Wenk (E-Mail: agmb2020@bibliothek.uni-wuerzburg.de oder Tel.: +49 931 3183516).

Einladung für Firmen und Sponsor*innen

Die diesjährige Jahrestagung der Arbeitsgemeinschaft für Medizinisches Bibliothekswesen e.V. (AGMB) findet vom 21. bis 23. September 2020 Zentralen Hörsaal- und Seminargebäude Z6 der Universität Würzburg, Am Hubland, statt. Sie trägt das Motto

"AGMB 2020: Innovativ in die nächsten 50 Jahre".

Zur begleitenden Fachausstellung sowie den Begleitpräsentationen laden wir Sie und Ihre Firma im Namen der AGMB sehr herzlich ein.

Veranstaltungsort

Veranstaltungsort der Tagung werden ein Hörsaal und einige Seminarräume im Zentralen Hörsaal- und Seminargebäude Z6 der Universität Würzburg sein. Dort stehen im Erdgeschoss neben einem großen Hörsaal, in dem die Vorträge und Produktpräsentationen stattfinden werden, im Foyer zusätzlich Flächen für einen Welcome-Desk zur Verfügung.
Die Aussteller können sich mit ihren Ständen (ca. 2 m x 2 m) in zwei großen Seminarräumen im 1. Obergeschoss präsentieren. Ebenfalls im 1. OG befinden sich das Tagungsbüro, der Catering-Bereich für die Pausenverpflegung, die Posterausstellung und Seminarräume für weitere Veranstaltungen und Workshops.

Die pauschale Standgebühr beträgt 1.300 Euro zzgl. 19% MwSt. Detaillierte Informationen zum Raumangebot entnehmen Sie bitte dem beigefügten Standplan: Standplan 1. OG

Die Organisation der Ausstellung einschließlich der Standvergabe und der Terminvergabe für die Produktpräsentationen erfolgt durch die Universitätsbibliothek Würzburg.

Product Reviews

Neben der Möglichkeit, eine Standfläche zu mieten, haben Sie am Dienstag die Gelegenheit, den Tagungsgästen in einem zwanzigminütigen Product Review in der Mittagszeit bzw. einem fünfzehnminütigen Product Review während der Kaffeepause am Nachmittag Ihre Produkte und Entwicklungen zu präsentieren (Kosten jeweils 700 Euro zzgl. 19% MwSt.). Auch in diesem Jahr finden in diesen für Firmenpräsentationen reservierten Zeiträumen außer der Pausenverpflegung keine anderen Veranstaltungen der Tagung statt.

Angemeldete Aussteller können außerdem ihre Firmen und Produkte ohne festen Stand als sogenannte "Walking Agents" vertreten (350 Euro zzgl. 19% MwSt.).

Werden Sie Sponsor!

Unabhängig von den oben genannten Möglichkeiten, Ihre Firma bei der Tagung zu präsentieren, ist auch ein gezieltes Sponsoring mittels Firmenbranding oder Firmenlogo möglich. Sie können z. B. Werbematerialien für die Tagungstaschen bereitstellen, im Tagungsband sowie mit Hilfe von Firmenpostern in den Tagungsräumlichkeiten werben oder sich an den Kosten für die Pausenverpflegung beteiligen. Ebenso können Ihre individuellen eigenen Sponsoring-Ideen berücksichtigt werden. Bitte kontaktieren Sie uns mit allen diesbezüglichen Fragen und Anregungen, wir geben Ihre Anregungen dann an die AGMB weiter. Preise und Leistungen sind im Sponsoringkonzept der AGMB in der Anlage enthalten. Alle genannten Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer von 19%.

Bitte beachten Sie, dass der Hauptsponsor der Tagung bis zum 17.2.2020 das Vorrecht hat, sich eine Standfläche nach Wunsch auszusuchen. Nach dieser Frist richtet sich die Auswahl der Stände für alle Aussteller nach der Reihenfolge des Eingangs der verbindlichen Anmeldungen.

Rechnungsstellung

Die komplette Rechnungsstellung im Zusammenhang mit der Tagung übernimmt der Vorstand der AGMB. Zu diesem Zweck leiten wir Ihre verbindlichen Buchungen an die Schatzmeisterin der AGMB, Frau Dr. Elisabeth Müller, weiter.

Registrierung

Wenn Sie mit einem Stand, einem Product Review oder als Firmenteilnehmer ohne eigenen Stand an der Tagung teilnehmen möchten, bitten wir um Ihre Anmeldung über das Formular Anmeldung und um Mitteilung eventueller spezieller Wünsche bis spätestens 30.04.2020.

Wenn Sie sich für ein Product Review anmelden, bitten wir außerdem um Zusendung eines Abstracts für das Tagungsprogramm an Frau Wenk bis zum 30.04.2020.

Stornierung

Bitte beachten Sie, dass im Falle einer Stornierung gebuchter Stände und Product Reviews bis zum 30.6.2020 50% der Gebühren in Rechnung gestellt werden, bei einer späteren Stornierung der Gesamtbetrag.

Kontakt

Ansprechpartnerin für Ihre Anmeldung oder organisatorische Fragen ist Frau Almut Wenk (E-Mail: agmb2020@bibliothek.uni-wuerzburg.de oder Tel.: +49 931 3183516).

Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme an der Jahrestagung der AGMB in Würzburg und Ihre Anmeldung!

Mit freundlichen Grüßen

Dr. Diana Klein und das Organisationsteam der Universitätsbibliothek Würzburg
 

Anmeldung

Bitte melden Sie Ihre Teilnahme an der Jahrestagung der AGMB in Würzburg mit dem unten verlinkten Formular an. Die Reihenfolge der Anmeldungen entscheidet über die Vergabe der Stände. Die Anmeldefrist endet am 30.04.2020.

Anmeldung

Standfläche und -ausstattung

Die Standfläche beträgt 2 x 2 m. Im beigefügten Standplan - Standplan 1. OG - sind die jeweiligen Standflächen gekennzeichnet. Die Standardausstattung besteht aus einem Tisch (1.40 m x 0.70 m) sowie zwei bis vier Stühlen. Pro Stand kann je eine Stellwand (Breite 1 m) kostenlos im Anmeldeformular angefordert werden. Bitte beachten Sie aber, dass die Standfläche begrenzt ist. Der Preis pro Stand beträgt 1.300 Euro zzgl. 19% MwSt.

Internet-Zugang

Der Internet-Zugang über Bayern-WLAN oder Eduroam ist an allen Ständen möglich und im Standpreis enthalten.

Stromanschluss

Ein Stromanschluss (Wechselspannung 220 V) ist im Preis für den Stand enthalten. Wenn Sie weitere Anschlüsse benötigen sollten, teilen Sie uns bitte ebenfalls im Anmeldeformular die Anzahl und den Verwendungszweck mit.

Weitere in der Standgebühr enthaltene Leistungen

Die Standgebühr beinhaltet zwei personengebundene Ausstellerausweise, die auch zur Teilnahme an den Sessions (außer: Mitgliederversammlung, geschlossene Arbeitskreissitzungen und kostenpflichtige Workshops) berechtigen sowie für die Teilnahme am Eröffnungsabend am Montag und am Konferenzdinner am Dienstag. Bitte denken Sie daran, die beiden an der Ausstellung teilnehmenden Mitarbeiter*innen gesondert nament­lich anzumelden, damit die entsprechenden Tagungsausweise erstellt werden können.

Für die Teilnahme weiterer Firmenmitarbeiter*innen bitten wir um namentliche Anmeldung über das An­melde­formular für Teilnehmer*innen, das im Frühjahr verfügbar sein wird. Die Teilnahme dieser zusätz­lichen Firmenteilnehmer*innen wird mit 80 Euro pro Person in Rechnung gestellt.

Alle genannten Preise verstehen sich zuzüglich 19% Mehrwertsteuer.

Ort der Fachausstellung

Die Fachausstellung findet 1. Obergeschoss des Zentralen Hörsaal- und Seminargebäude Z6 der Universität Würzburg, Am Hubland, statt. Das Gebäude ist von 8:00 Uhr bis 20:00 Uhr öffentlich zugänglich.

Lageplan: Online / PDF

Anlieferung

Die Anlieferung des Standmaterials ist am Montag, 21.09.2020 ab 8:00 Uhr morgens möglich. Der Zugang erfolgt über den östlichen Eingang.

Nur in Ausnahmefällen kann in kleinem Umfang Material vorab an die Universitätsbibliothek  unter Angabe von Firmenname und Standnummer geliefert werden.

Lieferanschrift:
Universitätsbibliothek Würzburg, Am Hubland , Geb. Z4, 97074 Würzburg

Hierfür ist jedoch eine vorherige Absprache mit Frau Wenk erforderlich. Sendungen aus dem Ausland müssen als "Konferenzmaterial – Conference material" gekennzeichnet werden.

Anfahrt und Parkmöglichkeiten

Für Anlieferungszwecke ist die Zufahrt zum östlichen Eingang des Zentralen Hörsaal- und Seminargebäudes erlaubt. Hier kann jedoch nicht geparkt werden. Parkplätze befinden sich entlang der Straßen „Am Hubland“ und „Theodor-Boveri-Weg“, außerdem in der Tiefgarage unter der Universitätsbibliothek.

Auf- und Abbau der Stände

Der Aufbau der Stände kann am Montag, 21.09.2020, ab 8:00 Uhr erfolgen.

Mit dem Abbau der Stände darf am Mittwoch, 23.09.2020, frühestens um 11:00 Uhr begonnen werden. Der Abbau muss spätestens um 17:00 Uhr abgeschlossen sein.

Für die Dauer der Tagung besteht die Möglichkeit, Garderobe und Gepäckteile im Tagungsbüro zu deponieren. Das Tagungsbüro befindet sich im 1. Obergeschoss des Tagungsgebäudes und ist während der Veranstaltung durchgehend besetzt. Sollten Sie wertvolle Standmaterialien über Nacht in einem abgeschlossenen Raum unterbringen wollen, wenden Sie sich bitte vorab an Frau Wenk. Eine Haftung bei Verlust, Diebstahl oder Beschädigung wird nicht übernommen.

Verpflegung

In den Kaffeepausen von Montag bis Mittwoch sowie in der Mittagspause am Dienstag wird ein kostenloses Catering durch den Veranstalter bereitgestellt. Zusätzlich befinden sich zwei Cafeterien in den Nachbargebäuden des Tagungsgebäudes.