DIE ZUSAMMENARBEIT DER AKADEMISCHEN BIBLIOTHEKEN IN POLEN

Aniela Piotrowicz, Ewa Grządzielewska, Barbara Torlińska (Posen)

In Polen existieren 11 medizinische Bibliotheken, die den medizinischen Hochschulen angehören. Die meisten wurden in den 50er Jahren gegründet. In der Anfangsphase betraf ihre Zusammenarbeit hauptsächlich den Austausch der Publikationen von Hochschulverlagen, der Bücherdubletten, sowie die Fernleihe.

Seit dem Jahr 1981 ist die enge Zusammenarbeit der Bibliotheken auf der Basis gemeinsam erarbeiteter Regeln und Übereinstimmungen geregelt worden. In diesem Zusammenhang handelt es sich um:

– jährliche, problembezogene Konferenzen

– Gründung des Koordinationsteams (des sog. Exekutivrats)

– methodologische Zusammenarbeit bei der Lösung von aktuellen Problemen

– Durchführung der gemeinsamen Schulungen und Seminare

– gemeinsame Programme der bibliothekarischen Didaktik

– Vereinheitlichung der Fernleihe-Regeln

– Koordination der Zeitschriftenabonnements-Verwaltung

– Zusammenarbeit in der Digitalisierung der Dienstleistungen im Bereich der wissenschaftlichen Information

– Informationsaustausch über Bücher- und Zeitschriften-Bestand via Internet (Online-Kataloge, Listen der neuerworbenen Zeitschriften, Abonnementslisten, usw.)

– Vereinheitlichung der Computerprogramme für die Gründung eigener bibliographischer Datenbanken

– Gründung eines Bibliothekkonsortiums für den gemeinsamen Zugang zu weltweiten Datenbanken

– Gründung eines Konsortiums für den Zugang zu elektronischen Zeitschriften

– Gründung von gemeinsamen Zeitschriftenkatalogen

– Erfahrungsaustausch im Bereich der Einführung von integrierten Büchersystemen

– Zusammenarbeit beim Aufbau und bei gemeinsamer Nutzung der polnischen Sprachversion des elektronischen Schlagwortkataloges MeSH

– Kooperation mit anderen ausländischen Bibliotheken

– Errichtung des ersten polnischen, elektronischen Systems zur Distribution der Kopien von Zeitschriftenaufsätzen doc@med aus dem Gesamtbestand aller akademischen Medizinbibliotheken.

Die akademischen Bibliotheken praktizieren eine enge Zusammenarbeit nicht nur untereinander, sondern arbeiten auch mit der medizinischen Hauptbibliothek sowie mit mehreren, anderen wissenschaftlichen Bibliotheken zusammen, die ebenfalls an organisierten Konferenzen, Schulungen und Arbeitskreisen teilnehmen.

There are 11 medical academic libraries in Poland. Most of them were established in the fifties. At the beginning the collaboration between them was limited to exchange of academic publications and interlibrary loan.

Since 1981 close cooperation has been developed based on principles and rules once formulated, but constantly updated and improved:

– yearly problematic conferences

– formation of coordinative team

– collaboration in solving problems

– organization of common training and seminars

– common programs of library didactics

– unification of rules of interlibrary loan

– coordination in periodicals subscription

– cooperation in computerization of science information services

– information exchange on library collections over the Internet (on-line catalogs, new acquisitions, subscription lists)

– implementation of unified software for creation of own bibliographic databases

– creation of medical libraries consortium for common access of worldwide databases

– organization of consortial access to electronic journals

– creation of union catalogs of periodicals

– experience exchange in implementation of integrated electronic library systems

– cooperation in creation and common use of Polish version of electronic

– MeSH – NLM’s controlled vocabulary thesaurus

– cooperation with foreign libraries

– creation of the first Polish electronic system of document delivery service doc@med for articles based on medical academic libraries holdings.

Academic libraries maintain close cooperation not only among themselves but also collaborate with Main Medical Library and numerous libraries of scientific institutes, which take part in common conferences, seminars and meetings.

In Polen gibt es medizinische Bibliotheken von unterschiedlichen Größe und differenzierten Aufgaben. Entweder sind sie ein Bestandteil der medizinischen Hochschulen und wissenschaftlichen Instituten oder sie gehören Krankenhäusern oder anderen Institutionen aus dem Bereich der Gesundheitsprophylaxe an. Im 1949 wurde aus der Initiative des Ministeriums für Gesundheitswesen die Ärztliche Hauptbibliothek (GBL) ins Leben gerufen. Diese Bibliothek sollte die Aufgabe einer medizinischen Zentralbibliothek erfüllen. Heutzutage hat die GBL 16 Filialen in verschiedenen Städten Polens, vorwiegend in Krankenhäusern sowie in den Sitzen der Ärztekammer.

Die meisten akademischen Bibliotheken wurden in den 50er gegründet, zusammen mit den Medizinischen Akademien. Die Strukturen der Bibliotheken ähneln sich, jede fungiert als ein hochschuleigenes Informations- und Bibliotheksystem. Dazu gehören Zentralbibliothek, Klinik-Instituts-Bibliotheken und zahlreiche kleine Fachinstitutsbibliotheken.

Die Traditionelle Formen der Zusammenarbeit

Die Gemeinsamkeiten der Aufgaben von den Hochschulbibliotheken haben dazu geführt, dass diese schon früh versucht haben, nach verschiedenen Formen der Zusammenarbeit zu suchen. Zu Beginn beschränkte sich Kooperation auf:

– Austausch von Publikationen der Hochschulverlage und Dubletten,

– Austausch von Informationen über Bibliotheksbeständen,

– Verbreiten von Neuerwerbungsverzeichnissen,

– Gründung von Zeitschriftenkatalogen.

Problembezogene Konferenzen

Im Laufe der Jahren haben die medizinischen Bibliotheken ein Bedarf nach Vertiefung der Zusammenarbeit und des Austausches von Erfahrungen entwickelt. Am Anfang der 80er tauchte die Idee auf, jedes Jahr Konferenzen der medizinischen Bibliotheken zu veranstalten, die sich mit Analysen und Lösungen von Problemen beschäftigen sollten. Darüber hinaus sollte nach neuen Formen der Zusammenarbeit und einer Vereinheitlichung der Vorgehensweisen gesucht werden. Die erste Konferenz solcher Art, deren Schwerpunkt der Austausch von Informationen über die aktuelle Bibliotheksbestände war, fand im Dezember 1981 in Gdańsk (Danzig) statt.

Gründung des Koordinationsteams

Um die Tätigkeit der Bibliotheken zu koordinieren wurden Initiativen gestartet, die zur Verbesserung der Zusammenarbeit führten. So sind in folgenden Jahren entstanden:

1981–1987 – Vereinbarung der Direktoren von medizinischen Hochschulbibliotheken,

1988–1997 – Koordinationsausschuss für die Fernleihe von medizinischen Bibliotheken,

1998 – Direktorenrat der Medizinischen Bibliotheken sowie ein Dreipersonen-Exekutivorgan.

Durchführung der gemeinsamen Schulungen und Seminare

Aus der Initiative des Koordinationsteams oder einzelnen Bibliotheken begann man zahlreiche Arbeitstreffen, Seminare und Konferenzen zu organisieren:

1988 – Seminar mit dem Schwerpunkt “wissenschaftliche Information“ im elektronischen Format,

1990 – Treffen von Personen, die die Fernleihe verwalten,

1992 – Konferenz mit dem Schwerpunkt: Zugang von Datenbanken aus CD-ROM im lokalen Netz,

1992 – Beratung bezüglich der Automatisierung von Arbeiten an dem Zentralkatalog der Zeitschriften,

1997 – Konferenz: Elektronische Informationssysteme,

seit 1999 – jährliche Teilnahme der Bibliotheken an den Konferenzen der Gesellschaft “Internet für Mediziner“,

2000 – Schulung, die der Methodik der Nutzung von Diensten des SUBITO-Systems gewidmet wurde,

2000–2001 – Treffen mit dem Ziel, die Teilnahmebedingungen der medizinischen Bibliotheken an dem Allgemeinen Nationalen Zentralkatalog NUKAT zu erarbeiten,

2001 – Erarbeitung von Bedingungen der Zusammenarbeit von Bibliotheken bezüglich der polnischen Sprachversion des elektronischen Schlagwortkataloges MeSH,

2001–2002 Festlegung von Bedingungen der Zusammenarbeit von Bibliotheken im elektronischen System zur Distribution der Kopien von Zeitschriftenaufsätzen doc@med.

Vereinheitlichung von Regeln der Fernleihe

Um den Benutzern den besten Zugang zur Fachliteratur zu ermöglichen, werden dauernd die Regeln der Fernleihe optimiert.

Es wurden zwei problembezogene Konferenzen und einige Arbeitstreffen veranstaltet, während deren einheitliche Regeln bezüglich der Fernleihe festgelegt wurden. Diese betreffen:

· bibliographische Verifikation,

· Art des Zugänglichkeit von Dokumenten,

· Versand von Sekundärdokumenten,

· Abschaffung der Ferienpause,

· Entgeltsregeln,

· Ausnutzung des Telekommunikationsverkehrs.

Koordination des Zeitschriftenabonnements

Die Entscheidung, einen Teil des eigenen Abonnementsbestandes zu reduzieren, wird nach der Absprache mit anderen Bibliotheken getroffen, um die Zugänglichkeit zu den abbestellen Titeln durch andere Einrichtungen zu gewährleisten.

Eine wichtige Rolle von Koordination der Abonnements spielte der Koordinationsausschuss der medizinischen Bibliotheken für die Fernleihe.

Gemeinsame Rahmenprogramme der bibliothekarischen Didaktik

Die Konferenz aus dem Jahr 1998 wurde komplett der bibliothekarischen Didaktik (Benutzerschulungen) gewidmet, in derer Rahmen ein dreistufiges Programm für Vor- und Nachdiplomdidaktik vorgeschlagen wurde. Dieses Programm wurde in den Kreisen der Bibliothekare gut aufgenommen.

Alle Hochschulaufsichtsbehörden wurden über dieses Programm informiert und aufgerufen, dies auch zu nutzen. Die meisten Bibliotheken haben dieses Programm eingeführt.

Gründung von gemeinsamen Zeitschriftenkatalogen

Um den Zugang zu Informationen über die Lokalisierung der Zeitschriften zu vereinfachen, haben die Bibliotheken beschlossen, einen zentralen Zeitschriftenkatalog anzulegen. Hintereinander erschienen:

• Verzeichnis der ausländischen Zeitschriften, die von den medizinischen Bibliotheken abonnierte werden, publiziert von GBL (die Ärztliche Hauptbibliothek),

• Hauptkatalog der in Westeuropa und Amerika zwischen 1975–1993 und 1984–1986 erschienenen Zeitschriften, zusammengestellt von einem bibliothekarischen Zentrum aus Bialystok,

• Seit 1993 wurde dieser Katalog in der elektronischen Version entwickelt; gegenwärtig ist er über die GBL-Website zugänglich.

http://195.187.98.4/cgi-bin/wspd_cgi.sh/WService=wsbroker2/wc_opac.w

Digitalisierung der Dienstleistungen im Bereich der wissenschaftlichen Information

Die computerunterstützte Dienste in dem Bereich der wissenschaftlichen Information begannen mit der Einführung von elektronischen wissenschaftlichen Informationssystemen. Die ursprüngliche Bemühungen richteten sich auf:

• Ausstattung der Bibliotheken mit den bibliographischen Grunddatenbanken,

• elektronische Zeitschriftenkataloge,

• Einrichten von eigenen Informationsquellen, z.B. library holdings, bibliographische Datenbanken der polnischen medizinischen Literatur,

Im Jahr 1996 erschien die erste Webseite der medizinischen Bibliothek im Internet.

Informationsaustausch über Datensammlungen via Web-Seiten

Heutzutage verfügt jede medizinische Bibliothek eigene Web-Seite, über welche ermöglicht man Zugang zu:

• Informationen über diverse Adressen,

• Online Katalogen,

• Neuerwerbungsverzeichnisse,

• Abonnementslisten,

• eigenen bibliographischen Datenbanken,

• Diensten, die Auskunft über die Zugänglichkeit im Internet von elektronischen Zeitschriften, digitalen Lehrbüchern, Atlassen und Wörterbüchern geben, aktuellen Berichten.

doc@med- das elektronische System zur Distribution von Zeitschriftenaufsätzen

http://www2.bg.am.poznan.pl:8585/o.php

Dieses System ermöglicht, auf dem elektronischen Wege eine Kopie von Zeitschriftenaufsätzen zu verschicken, die sich in der Druckversion in den Bibliotheken befinden.

Die Zeitschriftendatenbank enthält zurzeit 3800 Zeitschriftentitels aus 8 Bibliotheken, die in diesem System arbeiten. Die Größe des Bestandes wird sich mit jedem folgenden Beitritt einer neuen Bibliotheken vergrößern.

Konsortien der medizinischen Bibliotheken

Das erste Konsortium wurde im Jahr 1999 gegründet und hatte ursprünglich ein Ziel, die vorteilhaften Einkaufsbedingungen der bibliographischen Datenbank EMBASE zu ermöglichen.

Die Bibliotheken nehmen auch an anderen Konsortien teil, die zu folgenden Zwecken gegründet wurden:

– Zugang zu den elektronischen Paketen von Volltextzeitschriften (Academic Press IDEAL, Springer LINK, Elsevier Science Direct, Blackwell SYNERGY, Eifl Direct),

– Einkauf der Lizenz für den Zugang zu den bibliographischen Datenbanken (Current Contents, Science Citation Index),

– Einführung des integrierten Bibliothekssystems: HORIZON (Poznań, Lódz), Aleph (Katowice, Szczecin, Białystok), VTLS (Kraków), TINLIB (Bydgoszcz).

Vereinheitlichung von Computerprogrammen für die Gründung eigener bibliographischen Datenbanken

Die medizinischen Bibliotheken haben lange Tradition in der Dokumentation der wissenschaftlichen Publikationen sowie Erfassung der bibliographischen Daten. Die Ärztliche Hauptbibliothek in Warszawa beschäftigt sich mit der Erfassung der Polnischen Ärztlichen Bibliographie, die akademische Hauptbibliotheken dagegen mit der Erfassung der eigenen wissenschaftlichen Publikationen.

http://test.bg.am.poznan.pl/bazy/publikacje/

Die wissenschaftlichen Publikationen werden zurzeit in den medizinischen Hochschulbibliotheken an Hand des bibliographisch-bibliometrischen Systems “Expertus“ erfasst. Im Jahr 2001 wurde in “Expertus“ die Polnische Ärztliche Bibliographie integriert.

Erfahrungsaustausch im Bereich der Einführung von integrierten Büchersystemen

Die Prozesse der Einführung von integrierten Büchersystemen begannen in den medizinischen Hochschulbibliotheken im Jahr 1997. Die Bibliotheken tauschten eigene Erfahrungen mit diesen Bibliotheken aus, die erst ihre Arbeit in diesem System begannen.

Es wurden Präsentationen, Konsultationen und Arbeitsbesuche in den Bibliotheken aus Lodz, Poznan (Posen) und Wrocław (Breslau)organisiert.

MeSH – eine Herausforderung für Bibliotheken

Im Jahr 2001 wurde die englisch-polnische Version von dem Katalog MESH auf dem Server der Hauptbibliothek der Medizinischen Hochschule Poznan abgelegt. Dies war möglich dank eines dafür geschaffenen innovativen von Computerprogramms – “polnische Suchmaschine MeSH“. Der Katalog hängt mit keinem Bibliothekssystem zusammen. Die Bibliotheken, die an seiner Erweiterung mitwirken, haben Zugang dazu via Internet.

http://test.bg.am.poznan.pl/mesh/

Kooperation mit anderen ausländischen Bibliotheken

Die Bibliotheken entwickeln individuell sowie in Zusammenarbeit mit anderen Bibliotheken, Kooperationen mit ausländischen Einrichtungen durch:

• Fernleihe im Rahmen SUBITO,

• Gegenseitigen Austausch von Dubletten und Zeitschriftenkopien,

• Teilnahme an verschiedenen Konferenzen und Aktivitäten im Rahmen von EAHIL,

• Schulungen für Bibliothekare aus Mittel- und Osteuropa.

Eine gemeinsame Publikation der medizinischen Wissenschaftsbibliotheken

Infolge einer intensiven Zusammenarbeit der medizinischen Bibliotheken wuchs das seit mehreren Jahren erscheinende Bulletin der Ärztlichen Hauptbibliothek zu einer Hauptplattform aller medizinischen Bibliotheken heran. Zum Ausschuss der Redaktion dieses Bulletins gehören Direktoren aller Hochschulbibliotheken, welche über den Inhalt der nächst zu erscheinenden Ausgabe entscheiden.

Aniela Piotrowicz

Ewa Grządzielewska

Barbara Torlińska

Biblioteka Główna Akademii Medycznej w Poznaniu (Posen)

Polen