Rielies Neitzke, Udo Riege

 

 

 

Informationstechnologische Unterstützung von Arbeitsabläufen in einer One-Person-Library - Das Projekt SCHILDKRÖTE

Ausgangssituation

Die im Informationszentrum Sozialwissenschaften (IZ)* produzierte Datenbank SOLIS enthält Hinweise auf Aufsätze in Fachzeitschriften, auf Monographien einschließlich Beiträgen in Sammelwerken sowie Nachweise Grauer Literatur (unveröffentlichte Forschungsliteratur). Die relevante Literatur wird als Originalquelle für den Datenbank-Input im Institut benötigt. Anhand der Originalquelle erfolgt die bibliographische Titelaufnahme und die inhaltliche Erschließung. Die gesamte Literatur muss, sofern sie nicht über Kooperationspartner direkt bezogen wird, über die Bibliothek des Instituts beschafft werden. Das sind pro Jahr etwa 3000 Titel. Im Institut selbst werden zur Auswertung für SOLIS ca. 350 Fachzeitschriften und Loseblattsammlungen ständig vorgehalten.

Die Signaturermittlungen, die Organisation des Leihverkehrs und die Verwaltung der Periodika nahmen einen großen Teil der Kapazität der IZ-Bibliothek, einer One-Person-Library (OPL), in Anspruch. Eine detaillierte Analyse der dazugehörigen Arbeitsabläufe ergab die Schwerpunkte, die sich für den Einsatz neuer technischer und technologischer Entwicklungen eigneten.

In der Abteilung Forschung und Entwicklung des IZ entstanden im Ergebnis die Softwarelösungen DEUBIB und SCHILDKRÖTE, die für die Arbeitsabläufe elektronische Unterstützung liefern und damit zu deren Reorganisation und Effektivierung beitrugen.

Konzeptionelle Projektvorbereitungen

 

Ausführliche Gespräche der Projektmitarbeiter mit den Anwendern waren Basis der Arbeitsablaufbeschreibung, die zu sogenannten „IST-SOLL-Szenen“ verdichtet wurden. Solche Szenen sind episodische aber noch nicht vollständige Beschreibungen aller relevanten Arbeitsabläufe. Sie dienen der Veranschaulichung von Arbeitskontexten, tatsächlichen Arbeitsabläufen (IST-Szenen) und vorhandenen Lösungen.Szenen helfen, Begriffe zu klären, Wiederholungen zu identifizieren und Inkonsistenzen im Arbeitsablauf zu finden. Die Analyse der IST-Szenen erleichtert die Formulierung der SOLL-Szenen für eine Neustrukturierung bzw. Modellierung von Arbeitsabläufen.

Grundlegendes Design und Applikationsentwicklung

Um bei allen im IZ entwickelten Softwareprodukten eine einheitliche Gestaltung der Benutzungsoberflächen zu gewährleisten, wurde die Software auf der Basis des WOB-Modells entwickelt. Das WOB-Modell (auf der Werkzeugmetapher basierende strikt objektorientierte graphisch-direktmanipulative Benutzungsoberfläche) ist ein Bündel softwareergonomischer Vorschläge, die in ihrer Gesamtheit zu einer Gestaltung von effizienten und „natürlichen“ Benutzungsoberflächen führen soll (Krause, 1995).

Bei DEUBIB und SCHILDKRÖTE befindet sich am linken Bildschirmrand die sogenannte Werkzeugleiste. Werkzeuge im Sinne des WOB-Modells sind Teile desProgramms, die bestimmte Aufgaben übernehmen. Die Werkzeuge ersetzen im WOB-Modell die Menüs. Mit Klick auf die in der Werkzeugleiste platzierten Icons öffnen sich die dazugehörigen Werkzeug-Fenster.

Die Einbeziehung und Rückkopplung mit den potentiellen Nutzern begann mit der Erstellung der IST-SOLL-Szenen, setzte sich fort bei der Datenmodellierung bis zur Gestaltung und Auswahl von Elementen der Benutzungsoberfläche. Damit war sichergestellt, dass die domänenspezifischen Kenntnisse und Anforderungen bereits in der Entwicklungsphase einfließen konnten.

Die im Ergebnis der IST-Analyse beschriebenen Szenen bilden die möglichen Arbeitsabläufe in einer Bibliothek bei der Verwaltung von Periodika ab. Die einzelnen Szenen können in verschieden kombinierter Reihenfolge je nach konkreter Arbeitsaufgabe (Geschäftsgang) ablaufen. So wird z.B. das „Suchen einer Zeitschrift im Bibliotheksbestand“ im Rahmen der „Neubestellung einer Zeitschrift“ als Vorabprüfung und im Rahmen des Prüfens beim „Posteingang von außen“ ausgeführt.

Das Programm DEUBIB ist eine Spezialsoftware, die institutsintern beim Aufbau der IZ-Datenbank SOLIS eingesetzt wird. Sowohl die Auswahl relevanter Literatur als auch die Dublettenkontrolle sowie die Abstimmung mit den IZ‑Partnereinrichtungen erfolgen damit datenbankbasiert auf elektronischem Weg. DEUBIB ermöglicht es, automatisch für die zur Ausleihe vorgesehene Literatur mit deren ISBN auf der Internet-Seite des Hochschulbibliothekszentrums des Landes Nordrhein-Westfalen (HBZ, http://www.hbz‑nrw.de/) nach Standorten und Signaturen zu recherchieren. Für die nicht online zu bestellenden Publikationen werden die Leihscheine einschließlich Standortangaben automatisch ausgedruckt.

Das Programm SCHILDKRÖTE ist speziell für die IZ-Bibliothek entwickelt worden, wird aber mittlerweile in vielen anderen Bibliotheken eingesetzt.

SCHILDKRÖTE

Die Verwaltung der ca. 350 am IZ gehaltenen Periodika nahm einen beträchtlichen Teil der Arbeitszeit in der IZ-Bibliothek in Anspruch. Für jeden Titel existierte eine Karteikarte. Alle eingehenden Zeitschriftenhefte wurden bis 1998 von Hand darauf eingetragen. Eine Prüfung auf Vollständigkeit und termingerechte Lieferung erfolgte parallel dazu ebenfalls von Hand. Die Umlaufzettel für die einzelnen Exemplare wurden kopiert und von Hand ausgefüllt. Ein zusätzliches Informationssystem für die Mitarbeiter über Neueingänge von Zeitschriftenheften existierte bis zu dem Zeitpunkt nicht.

Nach Prüfung der auf dem Markt befindlichen Software für Bibliotheken stellte sich sehr schnell heraus, dass die angebotenen Lösungen meist sehr komplex aufgebaut und damit nicht optimal auf die Bedingungen einer OPL zugeschnitten sind. Aus diesem Grunde wurde der Weg der Eigenentwicklung beschritten. Der gewählte Programmname SCHILDKRÖTE steht für Robustheit, Weisheit, Ausdauer und Langlebigkeit - wobei, was nicht verschwiegen werden soll, auch das Lieblingstier der Institutsbibliothekarin Pate stand.

In der verallgemeinernden Auswertung der IST-SOLL-Szenen zeigte sich, dass man die Arbeitsabläufe bei der Periodikaverwaltung in drei sinnvoll abgrenzbare Bereiche gliedern kann: in die allgemeine, einmalige bibliographische Aufnahme eines Titels, die Verwaltung eingehender Hefte einschließlich der Organisation und Kontrolle des Umlaufs sowie einen Bereich mit Optionen, bspw. mit einer Liste aller am Umlauf beteiligten Mitarbeiter, mit Lieferantenadressen, einer Liste der möglichen Endstandorte etc.

Damit bot sich für die Gestaltung der Benutzungsoberfläche eine Zuordnung der Arbeitsabläufe zu den drei Werkzeugen (Fenstern) an: Titelverwaltung, Hefte/Verteiler sowie Optionen.

Titelverwaltung

Wie auf der Karteikarte bei der herkömmlichen manuellen Bearbeitung gibt es in der Applikation ein Fenster, in dem für jeden Titel die notwendigen bibliographischen Angaben sowie alle relativ stabilen internen Daten (wie Standort, Kostenstelle) vorgehalten werden. In diesem Applikationsfenster erfolgen auch die Neuaufnahmen von Titeln. Da diese Daten wenig Änderungen unterliegen, müssen die Felder in diesem Fenster nur einmal bei der Neuaufnahme eines Titels ausgefüllt werden. Lediglich bei Änderungen oder Ergänzungen (z.B. Wechsel des Lieferanten, neue Internetadresse, Preis) wird dieses Fenster erneut geöffnet. Für jeden Zeitschriftentitel existiert genau ein Bereich „Allgemein“ und „Details“ (im Fenster durch zwei Laschen dargestellt).

 

Abbildung 1: Titelverwaltung

Die Benutzungsoberfläche des Fensters Titelverwaltung ist in einen Suchbereich (Eingabefeld zur inkrementellen Suche und darunterliegend eine alphabetisch sortierte Anzeige aller Titel) und einen Anzeigebereich (vier Karteikarten-Laschen und Funktionsbuttons) unterteilt. Diese Einteilung wird in vielen kommerziellen Produkten (Windows-Explorer, Dateimanager, Frames auf Internetseiten) und IZ-Entwicklungen verwendet. Sie unterstützt die Leserichtung des Anwenders (von links oben nach rechts unten) auch bezüglich des Detaillierungsgrades (links Listenanzeige, rechts die Details zum Listeneintrag).

Sinnvoll erschien für die Detailanzeige eine Untergliederung in vier Bereiche auf jeweils einer Lasche (siehe Abbildung 1). Im Bereich „Allgemein“sind die zur Identifikation eines Titels ausreichenden Angaben zusammengestellt (Titel, Untertitel, Herausgeber, Verlag). Im Bereich „Details“ können Informationen zu weiteren bibliografischen Angaben registriert werden (Kurztitel, früherer Titel, ISSN, Erscheinungsweise, Fachgebiet, Erscheinungsjahr, Sonderhefte). In einem dritten und vierten Bereich „Abo“ bzw. „Preis“ werden Angaben zu jedem konkreten Abonnement vorgenommen (Lieferant, Kostenstelle, Buchbinder, Umlaufart, Endstandort, Preisentwicklung).

Entsprechend der Anzahl der von jedem Titel abonnierten Hefte können innerhalb der dritten Lasche „Abo“ mehrere Abonnements angelegt werden zu denen dann wiederum jeweils unterschiedliche Angaben auf der Lasche „Preis“ gehören. Mehrfachabonnements sind zwar eher die Ausnahme (in der IZ-Bibliothek nur bei ca. 10 von 350 Titeln), sind aber hier mitkonzipiert worden. Mehrfach gehaltene Zeitschriften können sich erst bei den Angaben zum jeweiligen Abonnement voneinander unterscheiden, d.h. bei Lieferant, Kostenstelle, Preis, Endstandort oder Umlaufart.

 

Abbildung 2: Lasche Abo im Fenster Titelverwaltung

Die Visualisierung dieser Zusammenhänge zwischen den Titelangaben (allgemein und detailliert), konkreten Abonnements und deren Preisen bereitete beim Fensterdesign konzeptionelle Schwierigkeiten. Als Lösung wurde zwei Blätterbuttons zur Abonnementauswahl auf die Lasche „Abo“ gesetzt (siehe Abbildung 2). Je nach ausgewähltem Abonnement wird dann die dazugehörige Preisliste auf der Lasche „Preis“ angezeigt.

Damit ergab sich auch die Notwendigkeit, kontextabhängige Änderungen in der Bedeutung der Buttons „Neu“ und „Löschen“ zuzulassen. „Neu“ bedeutet bei aktiver Lasche „Abo“ die Neuanlage eines Abonnements, bei aktiver Lasche „Allgemein“ die Neuaufnahme eines Titels. Analoges gilt für den Button „Löschen“. Der Bedeutungswechsel erschließt sich dem Benutzer direkt aus dem Kontext, er muss in diesem Zusammenhang nicht zusätzlich graphisch verdeutlicht werden.

Hefte/Verteiler

Dieser Teil der Applikation dient der Darstellung der bei jedem Hefteingang zu erledigenden Einträge zu Zählung, Jahrgang, Eingangsdatum, Umlaufbeginn und -ende sowie Bemerkungen. Dazu gehört ebenfalls für jedes Zeitschriftenabonnement eine Verteilerverwaltung, in der alle am Zeitschriftenumlauf beteiligten Mitarbeiter aufgelistet sind. In gedruckter Form bekommt jede Zeitschrift eine in der Rangfolge veränderbare Verteilerliste zugeordnet. Die Namen der Mitarbeiter werden aus der Mitarbeiterliste innerhalb des Applikationsteils „Optionen“ übernommen.

Bei der Arbeit mit der Software werden (nach Analyse der IST-SOLL-Szenen) in diesem Fenster die häufigsten Arbeitsgänge erledigt. Bei den in der IZ-Bibliothek gehaltenen 350 Titeln stehen pro Jahr etwa 2000 Hefte zur Eingangsbearbeitung an. Streichungen von oder Änderungen bei Abonnements bzw. Neubestellungen sind dagegen deutlich seltener (etwa insgesamt 10 Fälle pro Jahr).

Das Design dieses Fensters folgt den gleichen Prinzipien, die auch bei der Titelverwaltung angewandt wurden. Der rechte Fensterteil mit den Detailangaben zur Heft- und Verteilerverwaltung lässt sich im oberen Teil für das jeweilige Abonnement des aktuellen Titels einstellen. Zusätzlich werden wichtige Daten zum Abonnement (Endstandort und Bemerkungen) aus der Titelverwaltung übernommen und angezeigt. Auf den zwei Laschen im unteren Bereich können dann Hefteingang sowie der Verteiler definiert werden.

 

Abbildung 3: Hefte/Verteiler

Wie bei der Titelverwaltung entstanden ähnliche Designprobleme bedingt durch mögliche Mehrfachabonnements. Mit Hilfe der Blätterbuttons im oberen rechten Fensterbereich kann zwischen den verschiedenen Abonnements des in der Liste dargestellten Titels gewählt werden. Damit können sich auch die Daten auf den beiden unteren Laschen ändern. Nicht immer kommen Hefte einer Zeitschrift zur gleichen Zeit in der Bibliothek an (bedingt durch unterschiedliche Lieferanten bspw.). Auch unterscheiden sich logischerweise deren Verteilerlisten.

Der Button „Verteiler drucken“ initiiert den Ausdruck des Umlaufzettels in der vom Anwender im Fenster „Optionen“ konfigurierten Art und Weise.

Optionen

Im Fenster „Optionen“ werden die Angaben, die für alle gehaltenen Titel relevant sein können, generiert und gepflegt. Das sind bspw. „Institutionen/Verlage“ oder die Mitarbeiterliste zur Erzeugung der Verteilerlisten. Kommt z.B. ein Mitarbeiter neu hinzu oder ändert sich die Adresse eines Verlages, so müssen die Änderungen nur einmal unter Optionen ausgeführt werden, um in allen anderen Fenstern der Applikation zur Verfügung zu stehen.

 

Abbildung 4: Optionen-Fenster

Das Designprinzip der anderen Anwendungsfenster wurde auch bei der Gestaltung der „Optionen“ übernommen. Die Kategorien können sich auch aufeinander beziehen. So kann bei der Kategorie „Institutionen/Verlag“ neben den Adressangaben auch die Funktion der Institution eingetragen werden. Diese Institutionsfunktion wird aus der Liste der Optionen-Kategorie „Funktion/Institution“ übernommen.

 

Abbildung 5: Konfiguration Umlaufzettel

Der Begleitzettel für den Zeitschriftenumlauf kann den Bedürfnissen der anwendenden Bibliothek angepasst werden. Konfigurierbar sind der Name der Bibliothek, Anmerkungen zum Umlauf, die anzuzeigenden Spalten in Reihenfolge und Breite.

Zusammenfassung

Die Entwicklung beider Software-Pakete vollzog sich unter aktiver Beteiligung der zukünftigen Nutzer. Mit dem angewandten Verfahren des rapid prototyping wurde sichergestellt, dass Anregungen und Kritiken bereits in der Entwicklungsphase berücksichtigt werden konnten. Beide oben genannten Software-Pakete sind seit Anfang 1998 im praktischen, institutsinternen Einsatz. SCHILDKRÖTE wurde bis Ende 1998 zur Marktreife geführt und in den Produktkatalog des IZ aufgenommen.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang die Tatsache, dass mit der technischen Unterstützung von Arbeitsprozessen im Datenbankaufbau und der Bibliothek keine Insellösungen implementiert wurden. Der komplexe Arbeitsvorgang der Literaturauswahl und –beschaffung wurde insgesamt betrachtet und durch die oben genannten Softwarelösungen von aufwendigen manuellen Tätigkeiten befreit.

Literatur

Internetangebot der GESIS:      http://www.gesis.org/Software/Schildkroete/index.htm

Krause, Jürgen:Das WOB-Modell, Bonn1995 (IZ-Arbeitsbericht, Nr. 1)

Marx, Jutta; Mutschke, Peter; Schommler, Marcus:Möglichkeiten der intelligenten Integration heterogener Datenbestände: das Projekt GESINE, Bonn1995 (IZ-Arbeitsbericht, Nr. 2)

Neitzke, Rielies:„Bitte bis heute abend ...“. Rationalisierung in einer One-Person-Library, in: Bibliotheksdienst 33, Nr. 8, 1999, S. 1265-1270

Riege, Udo; Schomisch, Siegfried; Schommler, Marcus: Informationstechnologische Unterstützung von Arbeitsabläufen in einer Bibliothek: Das Projekt SCHILDKRÖTE, Bonn 1999 (IZ-Arbeitsbericht Nr. 16)

Zeitschriftenverwaltungssystem für One-Person-Libraries - SCHILDKRÖTE -, Version 2.1, Bedienungsanleitung April 2001, Bonn 2001

 

 

 

 

Autoren:

Dipl.-Bibl. Rielies Neitzke, M.A.

Dr. Udo Riege

Informationszentrum Sozialwissenschaften

Lennéstraße 30, D-53113 Bonn



*    Das Informationszentrum Sozialwissenschaften ist Mitglied der Gesellschaft Sozialwissenschaftlicher Infrastruktureinrichtungen e.V. (GESIS), einer Einrichtung der Wissenschaftsgemeinschaft Gottfried Wilhelm Leibniz (WGL)